Feedback geven: zo maak je feedback waardevol
Feedback geven hoort bij goed leiderschap. Als leidinggevende wil je dat medewerkers weten wat goed gaat, waar ruimte voor verbetering is en wat er van hen wordt verwacht. Toch vinden veel ervaren en beginnende leidinggevenden het lastig om feedback te geven, zeker wanneer het gaat om gedrag dat moet veranderen.
Goede feedback gaat niet over iemands persoonlijkheid of over wat jij van iemand vindt. Het gaat over concreet gedrag en het effect daarvan. Daarmee geef je de ander informatie waarmee hij of zij iets kan. Feedback is daarom geen oordeel, maar een uitnodiging om te leren en te ontwikkelen.
Wat is goede feedback?
Goede feedback beschrijft zo concreet mogelijk wat iemand doet en welk effect dat gedrag heeft. Je zegt dus niet: “Je bent niet betrokken” of “Je bent een slechte luisteraar”, maar benoemt wat je daadwerkelijk hebt waargenomen.
Bijvoorbeeld: “Tijdens het overleg onderbrak je Maria drie keer voordat zij haar punt had afgemaakt. Daardoor kreeg ik de indruk dat er weinig ruimte was voor haar inbreng.”
De ander krijgt hierdoor informatie over gedrag waar hij of zij iets mee kan. Vervolgens kun je samen bespreken wat een volgende keer anders zou kunnen. Een belangrijk uitgangspunt is dat feedback gericht is op gedrag dat iemand kan beïnvloeden. Je kunt iemand niet vragen om een andere persoonlijkheid te hebben, maar je kunt wel bespreken welk gedrag helpend is in een bepaalde situatie.
Daarom is het verschil tussen een oordeel en feedback belangrijk:
- “Je bent dominant” is een oordeel.
- “Je nam tijdens het overleg meerdere keren het woord voordat anderen waren uitgesproken” beschrijft gedrag.
- “Kun je de volgende keer eerst anderen de gelegenheid geven om hun punt af te maken?” geeft richting aan gewenst gedrag.
Zo wordt feedback concreet en bruikbaar.
Feedback geven als leidinggevende
Als leidinggevende heb je een belangrijke rol in het creëren van een cultuur waarin feedback normaal is. Wanneer je alleen feedback geeft als iets misgaat, kan feedback al snel voelen als kritiek. Wanneer je regelmatig bespreekt wat goed gaat én wat beter kan, wordt feedback een vanzelfsprekend onderdeel van samenwerken.
Dat begint bij jezelf. Geef als leidinggevende niet alleen feedback aan je medewerkers, maar vraag ook actief om feedback op je eigen functioneren. Daarmee laat je zien dat ontwikkelen niet alleen iets is wat je van anderen verwacht.
Een team waarin mensen elkaar feedback durven geven, kan sneller leren. Problemen worden eerder besproken, verwachtingen worden duidelijker en medewerkers krijgen meer inzicht in het effect van hun gedrag.
Feedback draagt daarmee direct bij aan teamontwikkeling en aan een professionele samenwerking.
De feedbackregel: situatie, gedrag en effect
Een eenvoudige manier om feedback concreet te maken is de volgende structuur: In deze situatie zag of hoorde ik dit gedrag, en dat had dit effect op mij, het team of het resultaat.
Je kunt dit bijvoorbeeld als volgt formuleren:
“Tijdens de vergadering stelde je een vraag, maar toen Peter antwoord gaf, keek je ondertussen op je laptop. Ik kreeg daardoor de indruk dat je niet helemaal luisterde. Ik zou het prettig vinden als je tijdens zo’n gesprek je aandacht bij de ander houdt.”
Deze manier van feedback geven heeft drie voordelen. Je blijft dicht bij de feiten, je maakt duidelijk welk gedrag je bedoelt en je geeft de ander de mogelijkheid om te reageren. Dat laatste is belangrijk. Feedback is geen monoloog waarin de leidinggevende bepaalt hoe de werkelijkheid in elkaar zit. De ander kan een andere bedoeling hebben gehad of de situatie anders hebben ervaren. Goede feedback is daarom ook een gesprek.
Feedback gaat over gedrag, niet over persoonlijkheid
Een van de meest voorkomende valkuilen bij feedback is dat gedrag wordt gekoppeld aan iemands persoonlijkheid.
“Je bent nou eenmaal chaotisch.”
“Je bent te dominant.”
“Je bent niet assertief genoeg.”
Dit soort uitspraken geven weinig aanknopingspunten voor verandering. Bovendien kunnen ze ervoor zorgen dat iemand zich persoonlijk aangevallen voelt. Richt je daarom op wat iemand doet en niet op wie iemand is. Je kunt iemand bijvoorbeeld wel helpen om beter te plannen, duidelijker grenzen te stellen of anderen meer ruimte te geven.
Dat vraagt van jou als leidinggevende dat je goed observeert. Wat zie je daadwerkelijk gebeuren? Wat hoor je iemand zeggen? En wat is daarvan het effect? Hoe concreter je bent, hoe groter de kans dat de ander begrijpt wat je bedoelt.
Feedback geven zonder de ander te beschadigen
Feedback kan ongemakkelijk zijn. Zeker wanneer je iets bespreekt waarvan je weet dat de ander het moeilijk zal vinden om te horen. Toch is moeilijke feedback niet automatisch slechte feedback. Soms is het juist professioneel om iets bespreekbaar te maken wat anders blijft liggen. De manier waarop je dat doet, maakt veel verschil.
Begin bij wat je daadwerkelijk hebt waargenomen. Vermijd aannames over de intenties van de ander. Beschrijf vervolgens het effect en geef de ander ruimte om te reageren. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:
“Tijdens het gesprek merkte ik dat je verschillende keren reageerde voordat de ander was uitgesproken. Ik merk dat dit het gesprek onrustiger maakt. Hoe kijk jij daar zelf naar?”
Met zo’n vraag maak je ruimte voor een gesprek in plaats van alleen een oordeel uit te spreken.
Feedback ontvangen is minstens zo belangrijk
Goed feedback geven begint misschien wel met goed feedback kunnen ontvangen. Als leidinggevende krijg je niet alleen positieve feedback. Soms hoor je iets wat je niet herkent, waar je het niet mee eens bent of wat je liever niet had willen horen. De eerste reactie kan dan zijn om jezelf te verdedigen of meteen uit te leggen waarom je iets hebt gedaan. Probeer in plaats daarvan eerst nieuwsgierig te blijven. Je kunt bijvoorbeeld vragen:
- “Wat zag je mij precies doen?”
- “Wat was het effect daarvan op jou?”
- “Kun je een concreet voorbeeld geven?”
- “Wat zou je mij een volgende keer aanraden?”
Daarmee hoef je het niet meteen eens te zijn met de feedback. Je geeft jezelf wel de mogelijkheid om te begrijpen wat de ander bedoelt. Ook als de feedback niet volledig terecht is, kan er informatie in zitten waar je iets van kunt leren.
Feedback en psychologische veiligheid
Mensen geven elkaar niet vanzelf feedback. Daarvoor is een bepaalde mate van vertrouwen en veiligheid nodig. Wanneer medewerkers bang zijn voor negatieve gevolgen, zullen ze zich eerder stilhouden. Ze zeggen dan misschien niet dat iets niet goed werkt, spreken elkaar minder snel aan of wachten totdat een probleem zo groot wordt dat het niet meer genegeerd kan worden.
Als leidinggevende heb je invloed op de psychologische veiligheid. Hoe reageer je wanneer iemand jou aanspreekt? Kun je luisteren zonder direct in de verdediging te schieten? En wat doe je wanneer een medewerker een fout maakt? Een open feedbackcultuur ontstaat niet door één keer afspraken over feedback te maken. Het ontstaat door het gedrag dat je als leidinggevende iedere dag laat zien.
Positieve feedback is ook belangrijk
Feedback gaat niet alleen over wat beter kan. Juist het benoemen van wat goed gaat, helpt medewerkers om te begrijpen welk gedrag waardevol is en welk gedrag zij kunnen blijven inzetten. Goede positieve feedback is daarbij net zo concreet als verbeterfeedback. In plaats van: “Goed gedaan!” kun je bijvoorbeeld zeggen: “Je bleef tijdens het lastige gesprek rustig en stelde eerst vragen voordat je met een oplossing kwam. Daardoor bleef de medewerker in gesprek.”
De medewerker weet hierdoor precies welk gedrag effectief was. Dat maakt positieve feedback veel waardevoller dan een algemeen compliment.
De Hot Chair: positieve feedback binnen een team
Een bijzondere manier om positieve feedback binnen een team te ervaren is de Hot Chair-methode. Deze oefening richt zich volledig op de kwaliteiten die teamleden bij elkaar zien. De methode is vooral geschikt voor teams waarin mensen elkaar al redelijk goed kennen en waarin voldoende vertrouwen aanwezig is.
Een teamlid neemt plaats op een stoel met de rug naar de groep. De andere teamleden benoemen vervolgens welke positieve eigenschappen en kwaliteiten zij in deze persoon herkennen. De persoon op de stoel luistert alleen en reageert nog niet. Als alle kwaliteiten zijn benoemd, draait de persoon zich om en kijkt de groep aan.
De ervaring kan verrassend intens zijn. Mensen zijn vaak gewend om vooral te horen wat beter kan, maar krijgen veel minder vaak een uitgebreide terugkoppeling over wat anderen in hen waarderen. De Hot Chair kan daardoor niet alleen motiverend werken, maar ook bijdragen aan de onderlinge verbinding en groepsdynamiek.
Maak feedback onderdeel van het dagelijks werk
Feedback hoeft geen formeel gesprek te zijn dat je alleen tijdens een functioneringsgesprek voert. Juist korte momenten in het dagelijks werk kunnen waardevol zijn. Zie je gedrag dat goed werkt? Benoem het. Zie je gedrag dat verbetering nodig heeft? Bespreek het. Wacht niet maanden met iets wat je vandaag al kunt bespreken.
Een eenvoudige vraag kan daarbij helpen: “Wat ging goed en wat zou je de volgende keer anders kunnen doen?” Wanneer deze manier van reflecteren onderdeel wordt van de dagelijkse samenwerking, wordt feedback minder spannend. Het wordt dan een normaal onderdeel van leren, samenwerken en leidinggeven.
7 praktische tips voor het geven van feedback
Wil je feedback geven die daadwerkelijk iets oplevert? Houd dan deze uitgangspunten in gedachten:
- Kies een geschikt moment. Bespreek feedback bij voorkeur zo snel mogelijk, maar zorg dat er voldoende rust en aandacht is.
- Beschrijf concreet gedrag. Benoem wat je daadwerkelijk hebt gezien of gehoord.
- Vermijd oordelen. Zeg niet wie iemand is, maar wat iemand doet.
- Benoem het effect. Leg uit wat het gedrag voor jou, anderen of het resultaat betekent.
- Geef ruimte voor reactie. Vraag hoe de ander de situatie heeft ervaren.
- Bespreek gewenst gedrag. Maak duidelijk wat iemand een volgende keer anders kan doen.
- Vraag ook zelf om feedback. Daarmee geef je het voorbeeld van een lerende leider.
Feedback vraagt om moed én nieuwsgierigheid
Feedback geven vraagt soms om moed. Je moet bereid zijn om iets bespreekbaar te maken, ook wanneer dat ongemakkelijk is. Tegelijk vraagt goede feedback om nieuwsgierigheid: je hoeft niet automatisch gelijk te hebben en de ander hoeft niet automatisch jouw perspectief over te nemen.
Als leidinggevende kun je feedback gebruiken om medewerkers te helpen groeien, maar ook om jezelf als leider verder te ontwikkelen. Hoe beter je wordt in luisteren, observeren, vragen stellen en het bespreekbaar maken van gedrag, hoe sterker je leiderschap wordt.
Vind je het lastig om medewerkers aan te spreken, feedback te ontvangen of een open feedbackcultuur in je team te creëren? Dan kan leiderschapscoaching helpen om te onderzoeken wat jou daarin tegenhoudt en welk gedrag beter bij jou en jouw team past.