In 10 stappen de juiste prioriteiten stellen

Stap 1: activiteitenlijst

Om te starten met prioriteiten stellen, maak je een lijst van alle dingen die jij op je werk doet. Schrijf echt zo veel mogelijk op. Ook alle kleine dingen die je doet. Regel jij bijvoorbeeld altijd de verjaardagscadeaus voor collega’s? Zet dat ook op je lijst.

Stap 2: meer rust: strepen of “ik”

Bekijk jouw activiteitenlijst eens goed. Sommige activiteiten dragen weinig bij. Zet daar een streep doorheen. Zet vervolgens achter elke activiteit waar jij écht verantwoordelijk voor bent “ik”.

Stap 3: verantwoordelijkheden verdelen

Zet bij de activiteiten die wel moeten gebeuren, maar waar geen “ik” staat, de naam van de persoon die het van je over zou moeten nemen. Houd daarbij even geen rekening met de huidige werkbelasting van die persoon.

Stap 4: keuzes maken

Neem nu de beslissingen over wat jij gaat doen en wat je bij iemand anders gaat neerleggen. Als jouw collega het ook te druk heeft, kan hij of zij deze oefening ook doen. En als onderdeel van zijn of haar eigen ontwikkeling ook keuzes maken over welke taken hij of zij blijft doen.

Stap 5: activiteiten clusteren

Nu heb je een overzicht van alle taken waar jij verantwoordelijk voor bent. Cluster de activiteiten die bij elkaar horen, bijvoorbeeld “administratie” en “werkbesprekingen”.

Stap 6: tijd verdelen

Als zesde stap van jouw prioriteitenplan zet je nu bij elke categorie hoeveel procent van jouw tijd je hieraan wilt besteden.

Stap 7: prioriteitenlijst maken

Rangschik de categorieën op het percentage van je tijd dat je er aan wilt besteden. Rangschik van hoog naar laag en schrijf het allemaal onder elkaar. Je hebt nu een prioriteitenlijst gemaakt!

Stap 8: blokken in je agenda

Nu is het tijd voor het onderdeel wat bijna onlosmakelijk verbonden is met het opvolgen van je prioriteiten. Plan je activiteiten in. Cluster gelijksoortige activiteiten zoveel mogelijk en maak blokken in je agenda, zodat je je echt kunt focussen. Zet sowieso zoveel mogelijk in je agenda wat je wanneer gaat doen. Dat biedt overzicht.

Stap 9: prioteiten opvolgen = tijd reserveren

Maak ook een blok in je agenda op jouw laatste werkdag in de week. In dit tijdblok reserveer je afrondtijd. Tijdens dit blok rond je activiteiten met een hoge prioriteit af en delegeer je de dingen die anders blijven liggen.

Stap 10: terugkijken en keuzes maken

Kijk eens in de vier weken terug in je agenda en bekijk kritisch waar je je tijd aan besteed hebt. Kom dit overeen met je prioriteitenlijst? Of moet je andere keuzes maken?