Wat zijn prioriteiten?
Als leidinggevende is er altijd meer te doen dan tijd beschikbaar. Je krijgt vragen van medewerkers, hebt overleg met je eigen leidinggevende, werkt aan doelen en resultaten en ondertussen liggen er ook nog allerlei praktische zaken op je te wachten. Toch is niet alles even belangrijk. Prioriteiten stellen betekent dat je bewust kiest waar jij je tijd, aandacht en energie aan besteedt. Niet alleen op basis van wat het meest urgent lijkt, maar vooral op basis van wat belangrijk is en waar jij als leidinggevende de meeste impact kunt maken.
Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het vaak lastig. Zeker wanneer je gewend bent om veel zelf te doen of wanneer anderen voortdurend een beroep op je doen. Voor je het weet, ben je vooral bezig met wat vandaag aandacht vraagt en blijven de zaken die op langere termijn belangrijk zijn liggen.
Waarom is prioriteiten stellen belangrijk?
Misschien herken je vragen als: hoe krijg ik het minder druk? Hoe krijg ik al mijn werk af? Waarom kom ik steeds niet toe aan de dingen die echt belangrijk zijn? Of waarom ben ik de hele dag druk, maar heb ik aan het einde van de dag weinig bereikt? Dat kan een signaal zijn dat je te veel probeert te doen, maar het kan ook betekenen dat je prioriteiten onvoldoende duidelijk zijn. Misschien reageer je te veel op wat er gedurende de dag op je afkomt of houd je taken vast die eigenlijk bij iemand anders horen.
Wanneer alles belangrijk lijkt, wordt kiezen lastig. Je agenda raakt vol met afspraken, kleine verzoeken en praktische werkzaamheden, terwijl onderwerpen die op langere termijn belangrijk zijn steeds worden uitgesteld. Dat kan uiteindelijk zorgen voor meer stress en minder overzicht. Goed prioriteiten stellen begint daarom met een kritische vraag: wat moet ik zelf doen om mijn doelen als leidinggevende te bereiken en wat kan ik beter aan een ander overlaten?
Prioriteiten stellen als leidinggevende
Prioriteiten stellen gaat niet alleen over het ordenen van je takenlijst. Het gaat ook over leiderschap. Als je alles zelf blijft doen, houd je niet alleen minder tijd over voor belangrijke zaken, maar ontneem je medewerkers ook de mogelijkheid om verantwoordelijkheid te nemen en zich verder te ontwikkelen. Soms moet je daarom bewust kiezen om iets niet meer zelf te doen, een taak te delegeren of genoegen te nemen met een andere uitvoering dan wanneer je het zelf zou hebben gedaan.
Onderstaand stappenplan helpt je om beter zicht te krijgen op waar je tijd naartoe gaat en waar je als leidinggevende daadwerkelijk je aandacht aan wilt besteden.
In 10 stappen je prioriteiten bepalen
Stap 1: maak een complete activiteitenlijst
Begin met een overzicht van alles wat je op je werk doet. Schrijf zoveel mogelijk op, ook activiteiten die klein lijken. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen, individuele gesprekken, e-mails, rapportages, administratie, inhoudelijk werk, planning, het oplossen van problemen en het beantwoorden van vragen van medewerkers. Ook taken die je al jaren automatisch doet, horen op deze lijst. Juist die taken kunnen interessant zijn om opnieuw te bekijken.
Stap 2: kijk kritisch naar je activiteiten
Bekijk vervolgens iedere activiteit kritisch. Draagt deze activiteit daadwerkelijk bij aan je doelen of die van je team, of doe je hem vooral omdat je het gewend bent? Zet een streep door activiteiten die weinig toevoegen en dus misschien helemaal niet meer nodig zijn. Zet achter activiteiten waarvoor jij echt verantwoordelijk bent ‘ik’. Daarmee maak je onderscheid tussen wat belangrijk is en wat alleen maar op jouw bord terecht is gekomen.
Stap 3: bepaal wat bij een ander hoort
Kijk daarna naar de activiteiten die wel moeten gebeuren, maar waarvoor jij niet per se degene hoeft te zijn die ze uitvoert. Zet achter iedere activiteit de naam van degene die deze taak in principe kan overnemen. Kijk hierbij eerst naar de verantwoordelijkheid en de gewenste ontwikkeling en houd nog even geen rekening met de huidige werkbelasting. Het doel van deze stap is om zichtbaar te maken welk werk eigenlijk ergens anders in de organisatie thuishoort.
Stap 4: maak bewuste keuzes
Nu komt het belangrijkste deel: kiezen. Welke activiteiten blijf je zelf doen, welke taken ga je delegeren en welke activiteiten stop je helemaal? Delegeren is daarbij meer dan werk bij iemand anders neerleggen. Het kan medewerkers juist helpen om meer verantwoordelijkheid te nemen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
Als blijkt dat jij veel tijd besteedt aan inhoudelijk werk omdat je het zelf sneller of beter kunt, vraag jezelf dan af of dat op langere termijn ook de beste keuze is. Als leidinggevende is jouw toegevoegde waarde namelijk niet alleen dat je goed bent in je vak, maar ook dat je zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.
Stap 5: cluster je activiteiten
Je hebt nu een overzicht van de activiteiten die je daadwerkelijk wilt blijven uitvoeren. Cluster deze activiteiten in logische categorieën, bijvoorbeeld medewerkers en ontwikkeling, teamoverleg, strategie en beleid, administratie, projecten, klantcontact en inhoudelijk werk. Door activiteiten te clusteren ontstaat meer overzicht en wordt het makkelijker om te bepalen waar je tijd naartoe moet gaan.
Stap 6: verdeel je beschikbare tijd
Bepaal vervolgens hoeveel tijd je ongeveer aan iedere categorie wilt besteden. Stel bijvoorbeeld dat je vindt dat medewerkers en teamontwikkeling meer aandacht verdienen. Dan moet daar ook daadwerkelijk ruimte voor in je agenda zijn. Wees hierbij realistisch: je hebt maar een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar en die kun je maar één keer besteden. Als alles een hoge prioriteit heeft, heb je uiteindelijk geen prioriteiten meer.
Stap 7: maak je prioriteitenlijst
Zet de categorieën nu in volgorde van belangrijkheid. Wat krijgt de meeste aandacht, wat komt daarna en welke activiteiten zijn eigenlijk het minst belangrijk? Je hebt nu een prioriteitenlijst die richting geeft aan je werkweek. Een belangrijke vervolgvraag is of deze verdeling overeenkomt met wat jouw organisatie en team daadwerkelijk van jou nodig hebben. Soms ligt je prioriteit namelijk niet bij de taak die je zelf het leukste of interessantste vindt, maar bij wat jouw rol op dat moment vraagt.
Stap 8: vertaal je prioriteiten naar je agenda
Een prioriteit die niet in je agenda staat, blijft al snel een goed voornemen. Reserveer daarom daadwerkelijk tijd voor je belangrijkste activiteiten. Plan bijvoorbeeld vaste momenten voor medewerkersgesprekken, strategisch werk of het ontwikkelen van je team. Probeer vergelijkbare activiteiten zoveel mogelijk te bundelen, zodat je niet voortdurend tussen verschillende soorten werkzaamheden hoeft te schakelen.
Laat daarnaast bewust ruimte in je agenda voor onverwachte zaken. Als je agenda volledig volgepland is, hoef je maar één onverwachte vraag te krijgen om achter te lopen. Ook ruimte houden is daarom onderdeel van goed prioriteiten stellen.
Stap 9: reserveer tijd om af te ronden
Plan aan het einde van je werkweek een moment om terug te kijken. Wat is nog niet afgerond? Welke zaken hebben een hoge prioriteit? Wat moet je zelf oppakken en wat kun je delegeren? Door hier bewust tijd voor te reserveren voorkom je dat belangrijke zaken steeds worden doorgeschoven naar de volgende week.
Stap 10: kijk terug en stel bij
Kijk iedere vier weken terug naar je agenda. Waar heb je daadwerkelijk je tijd aan besteed en komt dat overeen met je prioriteitenlijst? Misschien ontdek je dat je veel meer tijd kwijt bent aan ad-hocvragen dan je had verwacht. Of misschien is je agenda vooral gevuld met operationele werkzaamheden, terwijl je eigenlijk meer tijd wilt besteden aan strategie en teamontwikkeling.
Dat is waardevolle informatie. Pas je prioriteiten of je werkwijze aan en probeer het opnieuw. Prioriteiten stellen is geen eenmalige oefening, maar een terugkerend onderdeel van effectief leiderschap.
Prioriteiten stellen wanneer je leidinggeeft in IT en techniek
Voor leidinggevenden in IT en technische organisaties kan prioriteiten stellen extra uitdagend zijn. Je hebt vaak een inhoudelijke achtergrond en bent gewend om problemen zelf op te lossen. Daardoor is het verleidelijk om betrokken te blijven bij technische vraagstukken die medewerkers inmiddels prima zelf kunnen oppakken. Je kennis en ervaring zijn waardevol, maar als leidinggevende is het minstens zo belangrijk om te bepalen waar jij die kennis en ervaring het beste kunt inzetten.
Juist dan helpt het om onderscheid te maken tussen waar jij inhoudelijk goed in bent en waar jij als leidinggevende de meeste waarde toevoegt. Misschien ligt jouw belangrijkste bijdrage inmiddels niet meer in het zelf oplossen van een technisch probleem, maar in het stellen van richting, het maken van keuzes, het begeleiden van medewerkers en het creëren van de omstandigheden waarin je team goed kan presteren.
Wil je meer weten over leiderschapscoaching voor leidinggevenden in een technische omgeving? Bekijk dan de pagina over coaching voor IT en techniek.
Hulp bij het stellen van prioriteiten
Vind je het lastig om te bepalen wat nu echt prioriteit heeft? Of merk je dat je wel weet wat belangrijk is, maar dat het in de praktijk niet lukt om daar voldoende tijd voor vrij te maken? Een leiderschapscoach kan je helpen om met meer afstand naar je werk, verantwoordelijkheden en keuzes te kijken. Soms zit het probleem namelijk niet in je planning, maar in de keuzes die eraan voorafgaan.
Door te onderzoeken wat bij jouw rol hoort, waar je verantwoordelijkheid ligt en wat je anders kunt organiseren, ontstaat vaak meer overzicht en ruimte. Daarmee wordt prioriteiten stellen niet alleen een kwestie van je agenda anders indelen, maar vooral van bewuster leidinggeven.