Besluitvorming: zo neem je betere besluiten als leidinggevende
Als leidinggevende neem je voortdurend beslissingen. Soms zijn ze klein en praktisch. Soms hebben ze grote gevolgen voor medewerkers, teams of de organisatie.
Goede besluitvorming begint daarom niet bij de vraag ‘Wat zullen we doen?’, maar bij een goede analyse van de situatie. Wat weten we? Welke belangen spelen een rol? Welke informatie ontbreekt? En welke criteria gebruiken we om verschillende opties tegen elkaar af te wegen?
Een goede structuur helpt om te voorkomen dat je te snel naar oplossingen springt. Het BOB-model is daarvoor een praktisch hulpmiddel.
Wat is goede besluitvorming?
Goede besluitvorming betekent dat je een besluit neemt op basis van voldoende relevante informatie, een zorgvuldige afweging en duidelijke criteria.
Als leidinggevende doorloop je daarbij idealiter drie stappen:
- Beeldvorming: wat is er aan de hand en wat weten we?
- Oordeelsvorming: wat vinden we belangrijk en welke mogelijkheden zien we?
- Besluitvorming: welke keuze maken we en wat gaan we doen?
Het belangrijkste is dat je deze fasen niet door elkaar haalt.
Wanneer mensen tijdens de beeldvorming al oplossingen aandragen, of tijdens de oordeelsvorming discussiëren over details die nog niet duidelijk zijn, wordt het moeilijker om tot een goed gedragen besluit te komen.
Goede besluitvorming betekent overigens niet dat iedereen het met het uiteindelijke besluit eens moet zijn. Het betekent dat het besluit zorgvuldig tot stand is gekomen en duidelijk kan worden uitgelegd.
Dat is zeker belangrijk binnen overheid en publieke organisaties, waar besluiten vaak verschillende belangen raken en niet iedereen dezelfde uitkomst voor ogen heeft.
Waarom gaat besluitvorming in organisaties vaak mis?
In veel organisaties wordt tijdens vergaderingen snel van een probleem naar een oplossing gesprongen.
Iemand brengt een vraagstuk in. Een ander komt direct met een oplossing. Vervolgens ontstaat een discussie over wat de beste aanpak is. Ondertussen blijkt misschien dat deelnemers verschillende beelden hebben van het probleem of verschillende doelen nastreven.
Het gevolg kan zijn:
- er wordt besloten op basis van onvolledige informatie;
- aannames worden aangezien voor feiten;
- belangrijke perspectieven worden niet meegenomen;
- discussies blijven zich herhalen;
- besluiten worden onvoldoende gedragen;
- achteraf ontstaat weerstand.
Een belangrijke oorzaak is dat beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming door elkaar lopen.
Het BOB-model helpt om daar meer structuur in aan te brengen.
Het BOB-model voor besluitvorming
BOB staat voor:
B – Beeldvorming
Wat weten we?
O – Oordeelsvorming
Wat vinden we hiervan en wat vinden we belangrijk?
B – Besluitvorming
Welke keuze maken we?
Door deze drie fasen bewust van elkaar te scheiden, ontstaat meer ruimte voor onderzoek, verschillende perspectieven en een weloverwogen keuze.
Fase 1: Beeldvorming
In de beeldvormingsfase probeer je eerst een zo compleet mogelijk beeld van de situatie te krijgen. Je stelt nog niet de vraag wat je moet doen. Je onderzoekt wat er daadwerkelijk aan de hand is. Vragen die je kunt stellen:
- Wat weten we?
- Welke informatie is feitelijk en welke informatie berust op aannames?
- Klopt alles wat we denken te weten?
- Welke informatie ontbreekt nog?
- Welke perspectieven hebben we nog niet gehoord?
- Welke informatie hebben we daadwerkelijk nodig om verder te kunnen?
- Hoe kunnen we ontbrekende informatie verzamelen?
Resultaat: er ontstaat een gezamenlijk beeld van de situatie en duidelijkheid over eventuele ontbrekende informatie.
Een belangrijk aandachtspunt: meer informatie is niet automatisch betere informatie. Soms blijven teams eindeloos informatie verzamelen, terwijl er al voldoende bekend is om een afweging te maken. De vraag is daarom niet alleen ‘Wat weten we nog niet?’, maar ook ‘Wat moeten we weten om verantwoord verder te kunnen?’
Fase 2: Oordeelsvorming
Pas wanneer het vraagstuk voldoende helder is, ga je onderzoeken wat je ervan vindt. In deze fase breng je belangen, waarden, doelen en mogelijke oplossingen in beeld. Vragen die je kunt stellen:
- Wat willen we bereiken?
- Welke belangen spelen een rol?
- Waar maken we ons zorgen over?
- Wat zou die zorgen verminderen?
- Welke mogelijkheden zien we?
- Welke voor- en nadelen hebben de verschillende opties?
- Aan welke voorwaarden moet een oplossing voldoen?
- Welke waarden vinden we belangrijk?
- Welke risico’s zijn aanvaardbaar en welke niet?
Hier kan het interessant zijn om bewust verschillende perspectieven tegenover elkaar te zetten. Wat voor de ene afdeling logisch lijkt, kan vanuit het perspectief van medewerkers, inwoners, klanten of bestuur heel anders worden bekeken.
Resultaat: de belangrijkste belangen, doelen, criteria, mogelijkheden en voorwaarden zijn in beeld.
Fase 3: Besluitvorming
Nu is het moment aangebroken om daadwerkelijk een keuze te maken. Een veelgemaakte fout is om na een uitgebreide discussie alsnog geen duidelijk besluit te nemen. Er zijn dan veel argumenten uitgewisseld, maar niemand weet precies wat er nu besloten is.
Vragen in deze fase zijn:
- Welke keuze maken we?
- Wat gaan we concreet doen?
- Wie is waarvoor verantwoordelijk?
- Wanneer voeren we het besluit uit?
- Hoe communiceren we het besluit?
- Wat betekent dit voor betrokkenen?
- Welke afspraken maken we over de opvolging?
- Is duidelijk dat dit het genomen besluit is?
Resultaat: een concreet en duidelijk besluit, bijvoorbeeld een keuze, advies, actieplan of vervolgactie.
Let op: een besluit hoeft niet door iedereen gedragen te worden om goed te zijn. Wel is het belangrijk dat mensen weten welk besluit is genomen, waarom daarvoor is gekozen en wat er vervolgens van hen wordt verwacht.
BOB-model en draagvlak
Het BOB-model wordt soms gezien als een vergadermodel. Het is meer dan dat.
Door eerst gezamenlijk naar de feiten te kijken en vervolgens expliciet verschillende belangen en perspectieven te onderzoeken, vergroot je de kwaliteit van het gesprek.
Dat betekent niet automatisch dat iedereen het eens wordt. Wel ontstaat er meer inzicht in waarom mensen van mening verschillen.
Dat is vooral waardevol wanneer een besluit gevoelig ligt. Bijvoorbeeld bij reorganisaties, veranderingen in beleid, verdeling van schaarse middelen of beslissingen die verschillende groepen binnen een organisatie raken.
Juist in de publieke sector kunnen dergelijke vraagstukken complex zijn. Als leidinggevende moet je dan vaak omgaan met verschillende belangen van medewerkers, bestuur, inwoners, partners en andere stakeholders.
BOB-model voor persoonlijke besluiten
Het BOB-model kun je ook gebruiken wanneer je zelf voor een moeilijke keuze staat. Ook dan kun je de drie fasen doorlopen.
Beeldvorming: wat weet ik eigenlijk over deze situatie?
Oordeelsvorming: wat vind ik belangrijk en welke mogelijkheden heb ik?
Besluitvorming: welke keuze maak ik en wat ga ik vervolgens doen?
Door de fasen bewust van elkaar te scheiden, voorkom je dat je te snel een conclusie trekt. Het helpt bovendien om je eigen aannames en overtuigingen te herkennen. Misschien denk je bijvoorbeeld dat een bepaalde keuze de enige mogelijkheid is, terwijl er bij nader onderzoek meerdere opties blijken te zijn. Ook je prioriteiten spelen hierbij een belangrijke rol. Wat wil je uiteindelijk bereiken en welke keuze draagt daar het meest aan bij?
Besluitvorming vraagt ook om leiderschap
Een goed besluit nemen is één ding. Er vervolgens ook voor zorgen dat een team of organisatie ermee aan de slag gaat, is iets anders. Als leidinggevende heb je niet alleen invloed op wat er wordt besloten, maar ook op het proces waarlangs je tot een besluit komt. Je bepaalt bijvoorbeeld:
- welke informatie op tafel komt;
- wie wordt gehoord;
- welke belangen worden meegewogen;
- welke criteria worden gebruikt;
- wanneer er voldoende informatie is;
- wanneer het tijd is om een knoop door te hakken;
- en hoe je het besluit vervolgens uitlegt en uitvoert.
Daarmee is besluitvorming niet alleen een rationeel proces. Het is ook een leiderschapsvraagstuk.
Besluitvorming binnen een managementteam
Binnen een managementteam is goede besluitvorming extra belangrijk. MT-leden kijken vanuit verschillende verantwoordelijkheden en expertise naar dezelfde vraag en kunnen daardoor verschillende belangen of prioriteiten hebben. Juist die verschillen kunnen waardevol zijn, maar ze kunnen besluitvorming ook ingewikkelder maken. Als je met een MT-coach werkt aan de ontwikkeling van een managementteam kun je daarom groeien in de manier waarop jullie als managementteam met verschillende perspectieven omgaan, besluiten nemen en elkaar aanspreken. Het doel is niet om verschillen weg te nemen, maar om ervoor te zorgen dat die verschillen bijdragen aan betere gezamenlijke besluiten.
Besluitvorming binnen overheid en publieke organisaties
Voor leidinggevenden binnen gemeenten, ministeries, zorg, onderwijs en andere publieke organisaties kan besluitvorming extra complex zijn. Je werkt vaak met meerdere belangen en verantwoordelijkheden tegelijk. Een besluit moet niet alleen inhoudelijk kloppen, maar soms ook politiek, maatschappelijk en professioneel uitlegbaar zijn. Dat vraagt om leiderschap waarin je zorgvuldigheid combineert met daadkracht.
Wil je onderzoeken hoe je sterker kunt omgaan met complexe besluitvorming, verschillende belangen of weerstand binnen een publieke organisatie? Bekijk dan ook onze pagina over leiderschapscoaching voor overheid en publieke organisaties.
Wil jij sterker worden in je leiderschap?
Besluitvorming wordt beter wanneer je niet alleen kijkt naar de keuze die je moet maken, maar ook naar je eigen rol in het proces. Als leiderschapscoach en psycholoog help ik leidinggevenden om scherper te kijken naar hun eigen manier van beslissen, de dynamiek in hun team en de invloed die zij daarop hebben. Wil je bespreken waar jij in je leiderschap tegenaan loopt?